Doanh nghiệp ‘đứng ngồi không yên’ vì lỗi hệ thống chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Hoạt động xuất khẩu đang bước vào giai đoạn cao điểm nhất trong năm, song nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái “đứng ngồi không yên” khi hệ thống quản lý và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (eCoSys) của Bộ Công Thương liên tục trục trặc.

Chi phí lưu kho bãi, rủi ro gia tăng với doanh nghiệp khi chậm cấp giấy C/O

Tăng chi phí lưu bãi, gián đoạn hoạt động xuất khẩu

Chia sẻ với PV Tiền Phong, bà Nguyên Thư – đại diện một doanh nghiệp xuất khẩu hồ tiêu – cho biết hồ sơ xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) để xuất hàng sang châu Âu đã được nộp từ sáng sớm ngày 18/12 nhưng đến cuối ngày vẫn “không hiện số”.

“Lô hàng cần giao gấp, lại được vận chuyển bằng đường hàng không nên chỉ cần chậm C/O vài giờ cũng có thể lỡ chuyến bay, phát sinh chi phí lớn. Nộp từ sáng tới giờ vẫn chưa thể xử lý được, chúng tôi rất mệt mỏi”, bà Thư nói.

Bà Lê Phương – nhân viên phụ trách thủ tục xuất khẩu của một doanh nghiệp – cho biết hồ sơ đã nộp từ ngày 15/12 nhưng đến nay vẫn chưa được cấp số, khiến kế hoạch giao hàng của doanh nghiệp bị gián đoạn.

“Mỗi ngày chậm C/O đồng nghĩa với chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh, thậm chí nguy cơ bị hủy đơn nếu đối tác không chấp nhận gia hạn. Trong bối cảnh chi phí logistics vốn đã cao, việc phát sinh thêm chi phí vì kẹt hệ thống đang bào mòn lợi nhuận. Chúng tôi không có trong tay một thông báo chính thức bằng tiếng Anh về việc hệ thống cấp C/O bị chậm, nên rất khó giải trình với đối tác”, bà Phương cho hay.

Không chỉ chậm xử lý hồ sơ, nhiều doanh nghiệp còn phản ánh việc truy cập eCoSys gặp lỗi nghiêm trọng. Ông Nguyễn Minh Hiếu – đại diện một doanh nghiệp – cho biết không thể đăng nhập hệ thống do liên tục bị báo sai mật khẩu, dù đã nhập đúng thông tin.

“Nếu đăng nhập sai nhiều lần sẽ bị trừ lượt, nguy cơ khóa tài khoản. Trong khi không vào được hệ thống thì cũng không thể nộp hồ sơ, không có số C/O, không đóng phí được”, ông Hiếu lo lắng.

Thực tế này khiến nhiều nhân sự làm C/O rơi vào cảnh “vào được hệ thống đã khó, gửi được hồ sơ lên còn khó hơn”. Không ít người phải trực hệ thống đến khuya, thậm chí thức đêm canh thời điểm hệ thống hoạt động ổn định để kịp nộp hồ sơ.

Theo các doanh nghiệp, C/O không đơn thuần là một thủ tục hành chính. Với hàng xuất khẩu, đặc biệt là các thị trường như châu Âu, Mỹ, Hàn Quốc, C/O là chứng từ bắt buộc để hưởng ưu đãi thuế quan và hoàn tất bộ chứng từ thanh toán quốc tế. Hiện, càng có nhiều thị trường yêu cầu rất khắt khe trong thủ tục này. Việc chậm cấp C/O có thể khiến doanh nghiệp bị giữ tiền, ngân hàng từ chối thanh toán thư tín dụng (L/C) hoặc bị đối tác phạt do không giao chứng từ đúng hạn.

Lãnh đạo một doanh nghiệp xuất khẩu nông sản sang EU cho rằng, tình trạng hệ thống eCoSys trục trặc kéo dài suốt hơn nửa tháng qua và nhiều lần trong năm nay mà vẫn chưa được khắc phục nên đây không còn là sự cố kỹ thuật đơn lẻ mà đã trở thành vấn đề đáng lo ngại về năng lực hạ tầng số trong quản lý thương mại của Việt Nam.

“Kim ngạch xuất khẩu ngày càng tăng mạnh, nhưng hạ tầng chưa theo kịp với hoạt động khiến doanh nghiệp rất lo ngại”, đại diện doanh nghiệp này nói.

Cục Xuất nhập khẩu “xin thông cảm”

Trước phản ánh của doanh nghiệp, Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương vừa cho biết, nguyên nhân chủ yếu do số lượng lớn doanh nghiệp và các tổ chức cấp C/O tại địa phương đồng loạt thao tác cùng thời điểm, trong khi hệ thống phải xử lý khối lượng dữ liệu tăng mạnh sau khi thực hiện phân cấp, phân quyền theo Nghị định số 146/2025 về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại.

Ngoài ra, theo Cục Xuất nhập khẩu, hệ thống eCoSys đã được vận hành gần 20 năm nên tạm thời chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu mới về đăng ký và cấp C/O điện tử trong bối cảnh hiện nay. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết phải nâng cấp hệ thống nhằm bảo đảm tính thông suốt, không gián đoạn, đồng thời đáp ứng nhu cầu tích hợp với các hệ thống công nghệ thông tin của địa phương và các đơn vị liên quan để phục vụ công tác cấp C/O trong thời gian tới.

Trước tình hình đó, Cục Xuất nhập khẩu cho biết đang phối hợp chặt chẽ với Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số – đơn vị quản lý, vận hành hệ thống eCoSys cùng các đơn vị liên quan để khẩn trương triển khai việc lắp đặt máy móc, thiết bị, cài đặt, kiểm thử phần mềm và tích hợp hệ thống, phục vụ nâng cấp toàn diện eCoSys. Thời gian hoàn thành dự kiến trong tháng 12/2025.

Trong giai đoạn triển khai nâng cấp hệ thống, Cục Xuất nhập khẩu đề nghị các sở Công Thương, các phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực và cộng đồng doanh nghiệp chủ động sắp xếp hồ sơ, tránh gửi nhiều yêu cầu cùng thời điểm lên hệ thống nhằm giảm áp lực xử lý. Đồng thời, các đơn vị cần ghi nhận đầy đủ các trường hợp phát sinh chậm trễ để tổng hợp, phản ánh về Cục Xuất nhập khẩu và Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, làm cơ sở phối hợp xử lý, khắc phục kịp thời.

Cục Xuất nhập khẩu cũng đề nghị doanh nghiệp chủ động trao đổi với đối tác để điều chỉnh, bố trí lịch trình giao hàng phù hợp trong thời gian hệ thống được nâng cấp, và cho biết, mong nhận được sự phối hợp, thông cảm và chia sẻ từ các đơn vị.

Dương Hưng

Nguồn Tiền Phong